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Règlement

 Règlement 5 : Réunions et A.G. :

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Réunions :
Le conseil d’administration se réunit 2 fois par an
Les membres du bureau se réunissent 2 fois par an
Convocation d’une A.G. ordinaire ou extraordinaire : l’assemblée générale ordinaire se réunit 1 fois par an
Le secrétaire général via le bureau, convoque l’A.G. en fonction des échéances des actions à accomplir.
La forme de la convocation est adaptée à la situation : convocation orale, lettre, télécopie, messagerie électronique.
L’ordre du jour est annoncé et les documents de travail à étudier sont expédiés par la poste dans un délai suffisant.
la convocation mentionne le lieu et la date de l’A.G.
Une feuille de présence sera établie.
Les modalités de représentation des administrateurs absents sont stipulées dans les articles 12 et 17 des statuts.
Un administrateur ne peut être absent et non représenté plus de deux fois consécutives.
Il perd la qualité d’administrateur à la troisième fois.
Idem pour les membres actifs.
Les modalités de représentation des membres absents sont stipulées à l’article 17 des statuts.
Des pouvoirs sont envoyés en même temps que la convocation.
Le président décide des membres qui vont, sous son contrôle, assurer l’animation et contrôler le bon fonctionnement de l’A.G.
Il désigne un secrétaire de séance.
Les rapports et les comptes sont établis.
Le mode de scrutin sera défini collégialement en début d’ A.G., en fonction des décisions à prendre et pour favoriser la libre expression des différentes opinions.
Sont élus membres du conseil d’administration les candidats obtenant la majorité des suffrages exprimés.

Procès-verbal :

Le président et/ou le secrétaire de séance rédige le procès verbal qui contient :

- l’identification de l’Association,
- le nom de l’organe appelé à délibérer,
- la date et le lieu de réunion,
- le mode de convocation,
- l’ordre du jour,
- les personnes qui ont animées la réunion,
- les résolutions prises, ...
- Des copies ou extraits peuvent être obtenues par les membres qui en font la demande écrite au président.
- La copie sera certifiée conforme.
- Les procès-verbaux sont établis sur des feuillets volants numérotés en continu, sans rature ni surcharge, et archivés.
- Une déclaration est faite sur papier libre par le secrétaire général et transmise à la préfecture dans les trois mois suivant le changement des administrateurs,
- Sont mentionnés les noms et prénoms, date et lieux de naissance, nationalités, professions et domiciles des nouveaux dirigeants.
- Le procès-verbal de l’assemblée concernant ces changements, ou un extrait, sera joint à la déclaration.
- Aucune publication ne doit être faite au Journal Officiel.
- Ces changements sont reportés sur le registre spécial, ils s’imposent à tous les membres de l’association.

jeudi 27 mai 2004, par Eric Blanc

P.-S.

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